اصول مدیریت پروژه در دیجیتال مارکتینگ

ما در راتین تقریباً برای انجام هر کاری از مهارت های مدیریت پروژه استفاده می کنیم. چه آن یک پروژه دیجیتال مارکتینگ گسترده باشد و چه یک کمپین موقت چند روزه برای تبلیغات خودمان. نه تنها از مهارت های مدیریت پروژه بلکه از نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه هم استفاده می کنیم. اگر شما تا به حال با یک مدیر پروژه سخت گیر و تحت نرم افزار خاصی کار نکرده باشید، ممکن است در ابتدای کار، کمی برایتان سخت باشید. شاید حتی با خود بگویید آیا مدیریت پروژه در دیجیتال مارکتینگ به زمان و هزینه اش می ارزد؟ این سؤال بسیار متداول است. در این یادداشت تلاش می کنم کمی از تجربیات خودم در تیم مدیریت پروژه در دیجیتال مارکتینگ راتین را برایتان بازگو کنم. با من همراه باشید.

ضرورت مدیریت پروژه در دیجیتال مارکتینگ

یک لحظه به ترکیب و اعضای شرکت خود فکر کنید. پر است از آدم های با استعداد و سخت کوشی که متعهد شده اند تا در دستیابی شرکت شما به اهدافش کمک کنند. با این حال، بدون مدیریت پروژه، مجبورید برای تعیین برنامه های زمانی و اولویت ها به سبک گذشته از گفتگوهای غیر مکتوب و یا هر ابزار دم دستی دیگری متوسل شوید. اما چه اتفاقی می افتد؟ اینجاست که در صورت توجیه نبودن افراد یا منتقل نشدن درست اطلاعات، پروژه ها به راحتی از خط خارج می شوند.

یکی از وظایف مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل  کند که هر فرد در تیم به آنچه برای موفقیت نیاز دارد دسترسی داشته باشد. این موضوع اغلب به معنای در نظر گرفتن مجموع نیروها و منابع شرکت است و شما اگر فقط بر روی یک قسمت از پروژه کار کنید، از آن ها غافل می شوید.

حالا، بیایید برخی از روش هایی که مدیران پروژه برای به موفقیت رساندن گروه ها انجام می دهند را با هم بررسی کنیم.

تعیین نقش های افراد و مسئول دانستن آن ها در قبال وظایفشان

هنگام کار با تیم های بزرگ، یک مشتری، مشاوران خارج از شرکت، فروشندگان و دیگر متخصصان، جزئیات کارها به راحتی فراموش می شود. افرادی که مسئول ارائه کار هستند باید بتوانند در حوزه تخصصی خود متمرکز بمانند، نه اینکه نگران سلامت کل پروژه باشند. اینجا جایی است که مدیر پروژه وارد می شود؛ آن ها مراقب زمانبندی ها، بودجه ها، توانایی افراد برای تحویل کار، ارتباطات و به روز رسانی اطلاعات و هر نوع تغییری که باید در پروژه اعمال شود و خیلی مسائل دیگر هستند. از آنجا که آن ها شخصاً مسئول هیچ یک از کارهای قابل تحویل نیستند، در جایگاهی قرار دارند که می توانند تفویض مسئولیت کنند و افراد را با هم هماهنگ کنند.

گردآوری منابع

فارغ از پروژه ای که در دست دارید، خواه آماده شدن برای یک دوره آزمایشی باشد یا مدیریت کمپین تبلیغاتی، یا راه اندازی یک محصول جدید، تیم تخصصی شما باید بتواند انرژی خود را صرف انجام کارهایی کند که در انجام آن ها بهترین است، نه اینکه برای یک پروژه استراتژی خلاقانه تهیه کند، فایل های گم شده را پیدا کند و دیگر جزئیات را ساماندهی کند.

مدیران پروژه در شروع هر پروژه اطمینان حاصل می کنند که هرکس برای شروع پروژه به اطلاعات مورد نیازش دسترسی داشته باشد و همچنین در اواسط پروژه هم می تواند به تیم کمک کنند تا به چیزهایی که نیاز دارند واقف شوند و آن ها را پیگیری کنند.

مدیریت انتظارات

همچنین مدیران پروژه می توانند انتظارات بین تیم و مشتریان شما را شفاف و روشن کنند. یک مدیر پروژه دیجیتال مارکتینگ به عنوان یک نیروی سازماندهی کننده بی طرف می تواند در خصوص زمان بندی ها، بودجه، تعداد نفراتی که باید در تیم حضور داشته باشند، تعداد نفراتی که از خارج از شرکت باید به کار گرفته شوند و دیگر جزئیات، انتظارات را تعیین کنند.

آن ها همچنین به دپارتمان های مختلف شرکت کمک می کنند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. با داشتن یک مدیر پروژه خوب و متخصص در دیجیتال مارکتینگ در کنارتان، همه نسبت به وظایفی که به آن ها محول شده است پاسخگو خواهند بود و کار خود را در چارچوب زمان بندی و بودجه تعیین شده انجام خواهند داد.

تاکتیک های مؤثر و امتحان شده برای مدیریت پروژه های دیجیتال مارکتینگ

درست مانند هر حرفه دیگری، مدیران پروژه حرفه ای، رویکردها، روش ها و مهارت های مختص به خودشان را دارند تا بتوانند تیمشان را با خود همراه کنند. این ها چیزی فراتر از سازماندهی صرف هستند.

اگر می خواهید پروژه بازاریابی دیجیتال خود را سامان دهی کنید یا خیلی ساده، به ابزارهایی نیاز دارید که فرآیندهای خود را بهبود ببخشید، در اینجا سه راه کار وجود دارد که به تیم های ما در راتین کمک کرده است تا هماهنگ و با بهره وری بالا کار کنند.

گزارش دهی مستمر

در راتین اگر به صورت روزانه در مورد پروژه هایمان گزارش ندهیم، حتماً هفتگی این کار را انجام می دهیم. تیم ما از نرم افزارهای اندازه گیری زمان برای ثبت میزان زمانی که برای انجام وظایف مختلف در روز اختصاص می دهیم، از بررسی میل های روزانه گرفته تا ساخت صفحات پیج، استفاده می کند. مدیران پروژه ما این اطلاعات را گزارش می دهند تا بتوانیم تعیین کنیم برای انجام هر کار چقدر وقت صرف می کنیم. این اطلاعات به ما کمک می کند تا به پیشرفت خود نظارت کنیم، موانع را پشت سر بگذاریم و زمان بندی انجام پروژه ها را رعایت کنیم.

همچنین گزارش دهی مستمر به ما کمک می کند تا میزان بودجه را در نظر داشته باشیم و به آن پایبند بمانیم، در نتیجه اطمینان حاصل می کنیم تا تعرفه و قیمت گذاری ها را با دقت انجام دهیم و وقتی در مقابل مشتریان به پروژه ارجاع می دهیم، زمان بندی ها و تاریخ های تحویل را صحیح اعلام کنیم.

ما اطمینان داریم که ساخت یک وب یا اجرای کمپین اجتماعی در محدوده بودجه و زمان بندی ای است که به اطلاع می رسانیم چرا که بر اساس داده های موجود و مدارکی که داریم می توانیم آن را اثبات کنیم؛ نه اینکه بر اساس حدس و گمان نظر دهیم و یا عددی بگوییم که خارق العاده به نظر برسیم.

چک کردن اعضای تیم و برگزاری جلسات سرپایی

درست همانطور که دپارتمان های مجزا می توانند به راحتی نسبت به یکدیگر ایزوله شوند، اعضای یک تیم هم به راحتی می توانند از گروه فاصله بگیرند، به خصوص وقتی قرار باشد از راه دور کار کنند. برای اجتناب از این قطع ارتباط، راتین هفته ای یک بار جلسه تشکیل می دهد تا حجم کار، پیشرفت پروژه ها و اوضاع کلی را بررسی کند.

مدیران با افراد تحت نظارت خود پیشرفت کار را بررسی می کنند، تیم ها با یکدیگر جلسه می گذارند تا دستاوردهای جمعی خود را بررسی کرده و کم و کاستی ها را برطرف کنند و بدین ترتیب کل مجموعه بر خروجی ها و کارهای در دست اجرا نظارت می کند تا همه چیز طبق برنامه جلو برود.

این جلسات مکرر (که از پیام های فوری یا ایمیل به مراتب مؤثرتر است) به ما کمک می کند تا به یکدیگر به عنوان اعضای یک تیم و مجموعه پاسخ گو باشیم و اطمینان حاصل کنیم همه افراد به آنچه برای موفقیت در کارشان نیاز دارند دسترسی داشته باشند. اگر افراد همین حالا هم از کارشان عقب نباشند، برگزاری این جلسات فرصتی است برای تشویق و به رسمیت شناختن سخت کوشی آن ها.

شناسایی چالش ها و موانع

یکی از مواردی که در جلسات برای ما مفید بوده است بررسی روند ها، چالش ها، موانع و مشکلاتی است که برای ارائه محصولات و خدمات داشته ایم. برخی از مواردی که به صورت مستمر بررسی می کنیم شامل:

• اهمیت و چگونگی عملکرد هر محتوا
• کارایی هر یک از کمپین های تبلیغات کلیکی یا PPC
• اینکه چطور گرافیک های مختلف بر کمپین رسانه های اجتماعی تأثیر می گذارند
• تنظیم و تغییر کمپین ها برای دستیابی هر چه کاراتر به جامعه هدف

چک کردن این موارد از آن جهت راه گشا است که می تواند نسبت به مشتری ها و پروژه های مختلف به ما بینش دهد. ممکن است در این جلسات یکی از همکارانتان در خصوص یک چالش راه حلی ارائه دهد، یا اینکه شما بتوانید بهره وری دیگران یا فرآیندها را کارآمدتر کنید. استفاده از این تاکتیک در مدیریت پروژه به تیم ساختاری ارائه می کند که بتوانیم به مسائل و مشکلات به سرعت و دائماً رسیدگی کنیم.

چگونه یک نرم افزار مدیریت پروژه برای دیجیتال مارکتینگ انتخاب کنیم

یک نرم افزار خوب برای مدیریت پروژه در دیجیتال مارکتینگ کارهای بسیاری می تواند انجام دهد: زمان بندی تحویل کارها، تعیین وظایف، پیگیری پیشرفت تیم، و همچنین می تواند با نرم افزار مالی شما هم ادغام شود. با این حال اگر نرم افزاری که استفاده می کنید برای نیازهای ویژه تیم شما مناسب نباشد، هرچقدر هم که امکانات جالبی داشته باشد، کارآمد نخواهد بود.

در حقیقت اگر نرم افزار نیازهای شما را تأمین نمی کند، آسان است که تقصیرها را گردن مدیر پروژه بیندازیم در حالی که در واقع به یک نرم افزار مدیریتی بهتر احتیاج داریم.

اما چگونه می توانیم یک نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه انتخاب کنیم؟ ما با تهیه یک لیست شروع کردیم. چالش هایی که با آن ها مواجه هستید و نیازهای تیم خود را بنویسید و رویکرد هر یک از راه حل ها را برای این مشکلات و نیازها ارزیابی کنید.

به عنوان مثال اگر می خواهید روند مدیریت و بودجه بندی پروژه خود را ساده و یکپارچه کنید، به دنبال نرم افزاری باشید که دارای امکان اضافه کردن گزینه حسابداری در قالب یک افزونه را داشته باشد. یا اگر مشتریان یا فریلنسر هایی دارید که می خواهند یا باید در نرم افزار مدیریت پروژه شما حضور داشته باشند، به دنبال نرم افزاری باشید که به شما اجازه دعوت کاربران مهمان را می دهد و آن ها می توانند ببینند که شما چه کار می کنید و آن را بررسی کنند.

آیا برای انتخاب نرم افزار آماده اید؟ برخی از بهترین انتخاب هایی که می توانید داشته باشید شامل Asana و Trello هستند. ما در راتین از نرم افزار مایکروسافت پراجکت استفاده می کنیم. برخی نرم افزارهای ایرانی هم هستند که می توانید از آنها بهره ببرید مانند تسکولو، پی گیر و میزیتو.

گزینه های متعدد زیادی با امکانات و قیمت های متفاوت در بازار وجود دارد. شما فقط باید نرم افزاری را انتخاب کنید که برای شما و تیم تان بهترین است!